Sut rydym yn defnyddio eich data i gael cyngor

Mae’r adran hon yn ymdrin â sut rydym yn defnyddio’ch data i roi cyngor i chi.

Am gyngor cyffredinol a rhaglenni cyngor a ariennir yn genedlaethol gan gynnwys am ba mor hir y cedwir eich gwybodaeth, gweler hysbysiad preifatrwydd cenedlaethol Cyngor ar Bopeth .

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth

Rydym yn casglu eich data ar gyfer cyngor drwy'r dulliau canlynol:

• Pan fyddwch yn ymweld â'n swyddfeydd ac yn llenwi ffurflen gofrestru cleient
• Pan fyddwch yn ein ffonio i ofyn am gyngor
• Pan fyddwch yn cysylltu â ni drwy ein gwefan gan ddefnyddio ffurflen gysylltu
• Pan fyddwch chi'n cysylltu â ni trwy SMS (neges destun), Messenger neu WhatsApp
• Pan fyddwch yn cael eich cyfeirio atom gan sefydliad arall

Pan fyddwch chi'n cael cyngor trwy unrhyw un o'r dulliau uchod, bydd ein cynghorydd yn cofnodi'ch holl wybodaeth, gohebiaeth, a nodiadau am eich problem i'n systemau rheoli achosion diogel. Efallai y bydd rhywfaint o’ch gwybodaeth hefyd yn cael ei chadw o fewn ein systemau e-bost a TG diogel.  

Pan fyddwch yn cysylltu â ni drwy ein gwefan gan ddefnyddio ffurflen gysylltu

Pan fyddwch yn cysylltu â ni trwy ein gwefan gan ddefnyddio ffurflen gyswllt, caiff eich ymholiad ei anfon ymlaen i gyfeiriad e-bost diogel ar gyfer y tîm sy'n berthnasol i'ch ymholiad. Yna byddwn yn ychwanegu copi o'ch ymholiad at ein system rheoli achosion ac yn dileu'r e-bost. Mae eich ymholiad ffurflen gyswllt hefyd yn aros ar ein gweinydd gwefan diogel. Yna caiff ymholiadau eu dileu o'r gweinydd yn rheolaidd. 

Pan fyddwch chi'n cysylltu â ni trwy SMS (testun), Messenger neu WhatsApp

Rydym yn defnyddio canolfan gyswllt yn y cwmwl o'r enw Twilio Flex i reoli cyfathrebiadau SMS (neges destun), Messenger a WhatsApp. Mae data a brosesir gan Twilio Flex yn cael ei storio'n ddiogel ar weinyddion Twilio. Mae negeseuon yn cael eu dileu yn awtomatig o blatfform Flex ar ôl 24 awr. Mae data a gedwir mewn Logiau Neges yn cael ei ddileu yn awtomatig ar ôl tri mis ar ddeg.

Mae unrhyw ddata a anfonir trwy lwyfannau Messenger a WhatsApp hefyd yn cael ei brosesu a'i storio'n ddiogel gan Facebook, WhatsApp a'u rhiant-gwmni, Meta.

Mae negeseuon WhatsApp yn defnyddio amgryptio o'r dechrau i'r diwedd. Mae negeseuon yn cael eu dileu yn awtomatig o'r gweinydd WhatsApp ar ôl 30 diwrnod a dim ond yn cael eu cadw ar y ddyfais y maent yn cael eu hanfon neu eu derbyn ohoni.

Nid yw negeseuon negesydd yn cael eu dileu yn awtomatig gan Facebook. Rydym yn dileu negeseuon yn ein mewnflwch yn fisol.

Rydym yn storio cofnodion o'r holl sgyrsiau SMS, Messenger a WhatsApp ar ein system rheoli achosion ddiogel.

Pan fyddwch yn cael eich cyfeirio atom gan sefydliad arall

Rydym yn defnyddio system o'r enw Refernet os bydd angen i ni eich cyfeirio at sefydliad arall neu os bydd sefydliad arall yn eich cyfeirio atom.

Os cewch eich cyfeirio trwy Refernet, bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio'n ddiogel ar y system Refernet. Rydym yn cadw eich gwybodaeth ar Refernet am flwyddyn o'r dyddiad y cewch eich cyfeirio. Ar ôl blwyddyn, caiff eich gwybodaeth ei dileu o'r system Refernet. Fodd bynnag, gall unrhyw sefydliad partner penodol gadw data personol a dynnwyd o Refernet yn hirach yn unol â chyfraith diogelu data.

Rydym hefyd yn derbyn cyfeiriadau gan sefydliadau eraill trwy e-bost. Os cewch eich cyfeirio atom trwy e-bost, ychwanegir copi o'r atgyfeiriad at ein system rheoli achosion ddiogel. Yna byddwn yn dileu'r e-bost unwaith y bydd yr atgyfeiriad wedi'i drin/cwblhau.  

Gall cyfeiriadau gan sefydliadau allanol hefyd gael eu gwneud yn uniongyrchol trwy ffurflen atgyfeirio ar ein gwefan a chânt eu prosesu yn yr un modd â'r ffurflenni cyswllt ar ein gwefan fel y disgrifir uchod. 

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu

Byddwn ond yn gofyn am wybodaeth sy'n berthnasol. Yn dibynnu ar yr hyn yr hoffech gael cymorth ag ef, gallai hyn gynnwys:

• eich enw a’ch manylion cyswllt – fel y gallwn gadw mewn cysylltiad â chi ynglŷn â’ch achos
• gwybodaeth bersonol – er enghraifft am deulu, gwaith, neu amgylchiadau ariannol, neu os ydych yn agored i niwed neu mewn perygl o niwed
• manylion am wasanaethau a gewch sy'n achosi problemau i chi – fel ynni neu bost
• manylion eitemau neu wasanaethau rydych chi wedi'u prynu a masnachwyr rydych chi wedi delio â nhw
• gwybodaeth fel eich rhyw, ethnigrwydd neu gyfeiriadedd rhywiol.

I ddarganfod mwy am ba wybodaeth rydym yn ei chasglu, gweler ein hysbysiad preifatrwydd cenedlaethol Cyngor ar Bopeth .

Ar gyfer beth rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Y prif reswm pam ein bod yn gofyn am eich gwybodaeth yw er mwyn darparu gwybodaeth a chyngor i chi er mwyn helpu i ddatrys eich problem. 

Rydym hefyd yn defnyddio eich gwybodaeth:

• at ddibenion hyfforddi ac ansawdd
• i ymchwilio i gwynion
• i’n helpu i wella ein gwasanaethau
• i amddiffyn hawliadau cyfreithiol
• i helpu i sicrhau bod ein gwasanaeth yn hygyrch i chi

I gael gwybod mwy am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth, gweler ein hysbysiad preifatrwydd cenedlaethol Cyngor ar Bopeth .

Ein polisi cyfrinachedd

Yn Cyngor ar Bopeth mae gennym bolisi cyfrinachedd sy’n nodi na fydd unrhyw beth a ddywedwch wrthym fel rhan o gyngor yn cael ei rannu y tu allan i rwydwaith Cyngor ar Bopeth oni bai eich bod yn rhoi eich caniatâd i ni wneud hynny.

Mae rhai eithriadau i hyn megis yr angen i rannu:

• atal risg uniongyrchol o niwed i unigolyn
• Mewn amgylchiadau dethol os yw er lles gorau'r cleient
• lle mae’r gyfraith yn ein gorfodi i wneud hynny (e.e. gorchymyn llys neu fodloni datgeliadau statudol)
• lle mae budd cyhoeddus tra phwysig megis atal niwed yn erbyn rhywun neu ymchwilio i drosedd
• i amddiffyn yn erbyn cwyn neu hawliad cyfreithiol
• i ddiogelu ein henw a'n henw da er enghraifft i ddarparu ein hochr ni o stori a adroddwyd yn y wasg

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth

Gyda'ch caniatâd, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill i helpu i ddatrys eich problem(au). Mae’r math o sefydliadau yr ydym yn cyfeirio pobl atynt yn cynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig iddynt) – Gwasanaeth Eiriolaeth Gogledd Ddwyrain Cymru, Shelter Cymru, Banc Bwyd Sir y Fflint, Cyngor Sir y Fflint, swyddfa Cyngor ar Bopeth Leol arall, DASU.

Os byddwch yn gofyn i ni weithredu ar eich rhan efallai y bydd angen i ni rannu rhywfaint o'ch gwybodaeth â sefydliadau eraill - byddwn bob amser yn dweud wrthych pan fyddwn yn gwneud hyn a dim ond gyda'ch caniatâd penodol chi. Er enghraifft, os byddwn yn cysylltu â'ch credydwyr ynghylch eich dyledion, efallai y bydd angen i ni rannu eich enw, cyfeiriad a manylion ariannol gyda nhw.

I gael rhagor o wybodaeth am bwy y gallem rannu eich gwybodaeth â nhw, gweler ein hysbysiad preifatrwydd cenedlaethol Cyngor ar Bopeth .

Ein sail gyfreithlon ar gyfer defnyddio eich gwybodaeth

Rydym yn defnyddio’r seiliau cyfreithlon canlynol i ddefnyddio’ch gwybodaeth i’ch helpu i ddatrys eich problem(au):

Buddiant cyfreithlon – Mae gennym fuddiant cyfreithlon i roi cyngor i chi.

Mae gennym hefyd fuddiant cyfreithlon i:

• sicrhau ein bod yn bodloni ansawdd a safonau priodol yn ein cyngor i gleientiaid
• amddiffyn hawliadau cyfreithiol
• ymchwilio i gwynion a gweithredu gwersi a ddysgwyd ohonynt
• sicrhau bod ein gwasanaeth yn hygyrch
• hyrwyddo tegwch ac amrywiaeth yn ein gwasanaeth. 

Sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol – Lle rydym yn eich helpu i sefydlu eich hawliau cyfreithiol, er enghraifft mewn perthynas â budd-daliadau.

Hefyd, pan fyddwn yn ymchwilio i gwynion ac yn amddiffyn yn erbyn hawliadau cyfreithiol, 

Budd Cyhoeddus Sylweddol (darparu cwnsela, cyngor neu gymorth cyfrinachol) – Lle rydym yn darparu cyngor i chi nad yw’n ymwneud â’ch hawliau cyfreithiol, er enghraifft mewn perthynas â’ch lles

Hefyd, lle rydym yn ymchwilio i gwynion, amddiffyn yn erbyn hawliadau cyfreithiol, yn helpu i sicrhau bod ein gwasanaeth yn hygyrch ac i hyrwyddo tegwch ac amrywiaeth yn ein gwasanaeth.

Buddiannau hanfodol – Lle gall bywyd person fod mewn perygl.