Sut rydym yn defnyddio eich data wrth wneud cais i weithio neu wirfoddoli

Mae’r adran hon yn ymdrin â sut rydym yn defnyddio’ch data pan fyddwch yn gwneud cais i weithio neu wirfoddoli gyda ni. Mae Cyngor ar Bopeth Cenedlaethol yn cwmpasu eu defnydd o ddata at y diben hwn yn eu hysbysiad preifatrwydd.

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth

Gwirfoddolwyr – Gofynnwn i chi lenwi’r ffurflen gais ar ein gwefan. Rydym hefyd yn casglu eich gwybodaeth trwy gyfweliadau a geirda.

Staff – Pan fyddwch yn gwneud cais, gofynnwn ichi gyflwyno’ch CV a llythyr eglurhaol i’n cyfeiriad e-bost recriwtio diogel pwrpasol. Rydym hefyd yn casglu eich gwybodaeth trwy gyfweliadau a geirda.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu

Gwirfoddolwyr – Rydym yn casglu eich manylion cyswllt a gwybodaeth am eich sgiliau a pham rydych eisiau gwirfoddoli gyda ni. Rydym hefyd yn gofyn am unrhyw wrthdaro buddiannau posibl, gan gynnwys a ydych yn gleient presennol.

Staff – Yn ogystal â gwybodaeth am eich rolau blaenorol, sgiliau a phrofiad ac addysg ar CV safonol, rydym hefyd yn gofyn i chi ddarparu llythyr eglurhaol i ni yn nodi pam fod gennych ddiddordeb yn y rôl benodol ac yn addas ar ei chyfer.

Ar gyfer beth rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth i brosesu eich diddordeb neu gais mewn dod yn wirfoddolwr neu aelod o staff ac i wneud yn siŵr bod ein prosesau recriwtio yn gynhwysol. Mae hyn yn cynnwys:

• gwiriwch fod gennych y sgiliau cywir ar gyfer rôl
• trefnu cyfweliad
• Rhoi gwybod i chi am ganlyniad eich cais
• gwnewch wiriadau pan fyddwn yn gwneud cynnig, er enghraifft cysylltu â'ch tystlythyrau neu wirio'ch hawl i weithio yn y DU

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth

Os cynigir rôl i chi, byddwn yn rhannu eich data gyda thrydydd parti er mwyn cael geirdaon, gwiriadau cefndir gan ddarparwyr trydydd parti neu, ar gyfer rhai rolau, gwiriad cofnodion troseddol gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd. Rydym yn defnyddio trydydd parti dibynadwy o’r enw uCheck i brosesu unrhyw wiriadau DBS sy’n ofynnol. Gallwch weld polisi preifatrwydd uCheck yma .

Ni fyddwn fel arfer yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw un arall mewn ffordd a allai eich adnabod. Mewn rhai sefyllfaoedd prin mae’n rhaid i ni rannu eich gwybodaeth, er enghraifft:

• rydym yn ymchwilio i fater diogelu
• mae’r heddlu’n gofyn am y wybodaeth i’w helpu i ymchwilio i drosedd
• mae llys yn ein gorchymyn i rannu’r wybodaeth

Ein sail gyfreithlon ar gyfer defnyddio eich gwybodaeth

Buddiant cyfreithlon – Mae gennym fuddiant cyfreithlon i ddefnyddio’r wybodaeth a ddarparwyd gennych i brosesu eich cais i fod yn wirfoddolwr neu’n aelod o staff.

Caniatâd – Ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu data categori arbennig a gwybodaeth am euogfarnau troseddol yw caniatâd.

Am ba mor hir rydym yn cadw eich data

Gwirfoddolwyr – Byddwn yn cadw gwybodaeth am geisiadau aflwyddiannus am 6 mis.

Staff – Byddwn yn cadw gwybodaeth cais aflwyddiannus am 12 mis.

Os byddwch yn llwyddiannus, mae gennym Hysbysiad Preifatrwydd ar wahân sy'n esbonio sut rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth a'ch hawliau pan fyddwch yn gwirfoddoli neu'n gweithio i ni.